Przejdź do treści głównej
Poradnia Lekarza Rodzinnego Mariola Karolak-Tomczuk

Polityka prywatności

Opis sposobu przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej, formularzy kontaktowych, profilu na Facebooku oraz innych kanałów komunikacji NZOZ Poradnia Lekarza Rodzinnego Mariola Karolak‑Tomczuk Sp. z o.o.

1. Administrator danych osobowych

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) administratorem Państwa danych osobowych jest NZOZ Poradnia Lekarza Rodzinnego Mariola Karolak‑Tomczuk Sp. z o.o.

(dalej: „Administrator"). Administrator jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo przekazanych danych osobowych oraz przetwarzanie ich zgodnie z przepisami prawa, w szczególności RODO oraz polskich ustaw szczególnych (m.in. ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, ustawa o działalności leczniczej, ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia).

2. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych:

3. Kanały kontaktu z Administratorem

3.1. Kontakt telefoniczny

Pod numerem telefonu 61 898 77 77 (rejestracja czynna pn-pt 8:00–18:00). W trakcie rozmowy zbierane są dane niezbędne do obsługi zgłoszenia: imię i nazwisko, numer telefonu, PESEL (w przypadku umawiania wizyty NFZ), opis sprawy.

3.2. Kontakt e‑mailowy

Pod adresem: lekarzmkt@gmail.com. Przesyłając wiadomość, przekazują Państwo dane takie jak adres e‑mail, imię i nazwisko (jeżeli zostały podane) oraz treść wiadomości.

3.3. Kontakt przez Messenger / Facebook

Administrator prowadzi profil w serwisie Facebook (facebook.com/doktorkarolaktomczuk) oraz odpowiada na wiadomości Messenger. Kontaktując się przez Messenger, akceptują Państwo, że dane podlegają regulaminowi i polityce prywatności Meta Platforms Ireland Limited, która działa jako niezależny administrator danych (facebook.com/privacy/policy).

Administrator otrzymuje dostęp do: imienia i nazwiska (profilu publicznego), zdjęcia profilowego, treści wiadomości, dat i godzin wymiany wiadomości oraz innych danych dobrowolnie przekazanych w treści wiadomości.

3.4. Formularz kontaktowy na stronie internetowej

Strona internetowa Administratora zawiera formularz kontaktowy, za pośrednictwem którego mogą Państwo przesłać zapytanie. Dane wprowadzone w formularzu (imię, e‑mail, telefon, treść wiadomości) są przekazywane bezpośrednio do Administratora.

3.5. Kontakt osobisty

Wizyta osobista w siedzibie Administratora pod adresem ul. Świt 34/36 lok. E1, 60‑376 Poznań - rejestracja czynna pn-pt 8:00–18:00.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Obsługa zapytań kontaktowych

Państwa dane wykorzystujemy w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszeń i realizacji zapytania, w tym prowadzenia komunikacji i udzielania odpowiedzi.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji z osobami zainteresowanymi naszymi usługami.

4.2. Szczególne kategorie danych (dane dotyczące zdrowia)

Samo przesłanie danych dotyczących zdrowia nie stanowi wyraźnej zgody na ich przetwarzanie. Nie należy przekazywać takich danych w czacie ani Messengerze. Dane niezbędne do opieki medycznej przekazuj w przeznaczonych do tego kanałach, np. formularzu e‑recepty lub podczas wizyty.

Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. h RODO dla opieki zdrowotnej; art. 9 ust. 2 lit. a RODO wyłącznie po uzyskaniu odrębnej, wyraźnej zgody, gdy stanowi ona właściwą podstawę.

UWAGA: Zalecamy, aby w wiadomościach przesyłanych przez Messenger, e‑mail lub formularz kontaktowy NIE przekazywać szczegółowych informacji medycznych (rozpoznania, wyniki badań, leczenie). W sprawach wymagających omówienia kwestii zdrowotnych zapraszamy do bezpośredniego kontaktu telefonicznego lub osobistego.

4.3. Świadczenie usług medycznych

W przypadku skorzystania z naszych usług medycznych (rejestracja jako pacjent, wizyta lekarska, badania), dane są przetwarzane na podstawie:

  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO - wypełnienie obowiązku prawnego (m.in. ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, ustawa o działalności leczniczej),
  • art. 9 ust. 2 lit. h RODO - przetwarzanie niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej oraz zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej.

4.4. Realizacja obowiązków prawnych

Przetwarzanie danych w celach związanych z wymogami prawnymi, w tym przekazywaniem danych do Narodowego Funduszu Zdrowia, organów kontroli, organów ścigania.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.5. Marketing i komunikacja po wizycie

W przypadku wyrażenia odrębnej zgody, Państwa dane kontaktowe mogą być wykorzystane w celach:

  • przesyłania przypomnień o nadchodzących wizytach (SMS, e‑mail),
  • przesyłania prośby o opinię po wizycie,
  • informowania o nowych usługach lub zmianach organizacyjnych.

Zgoda jest dobrowolna, niezależna i może być wycofana w każdej chwili. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda.

4.6. Wyłączenie zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Państwa dane nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

Przekazanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji ww. celów. Odmowa może wiązać się z brakiem możliwości udzielenia odpowiedzi, obsługi zapytania lub świadczenia usług medycznych.

5. Okres przechowywania danych

  • Dane przekazane w toku kontaktu (telefon, e‑mail, formularz) - przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i obsługi sprawy, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej komunikacji.
  • Dane na podstawie zgody (np. komunikacja marketingowa, prośby o opinię) - do momentu wycofania zgody.
  • Dokumentacja medyczna pacjentów - co do zasady 20 lat od ostatniego wpisu w dokumentacji medycznej, zgodnie z ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
  • Dokumentacja księgowo‑podatkowa - 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.
  • Dane dotyczące wniesionych sprzeciwów i wycofań zgód - do czasu przedawnienia roszczeń.

5a. Szczegółowe zasady przechowywania danych w usługach strony

Stosujemy zasadę minimalizacji danych - zbieramy tylko to, co konieczne, i nie przechowujemy danych dłużej, niż wymaga tego cel lub przepis prawa.

  • Formularz zamówienia e‑recepty - dane z formularza (imię, nazwisko, PESEL, kontakt, nazwy leków) są szyfrowanym połączeniem przekazywane wyłącznie e‑mailem do Poradni i nie są zapisywane w bazie danych strony. Po wysłaniu wiadomości dane nie pozostają w serwisie. Wiadomość w skrzynce Poradni jest przechowywana przez czas obsługi zamówienia, a informacja o wystawionej recepcie trafia do dokumentacji medycznej (20 lat). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c i art. 9 ust. 2 lit. h RODO.
  • Ochrona formularza przed nadużyciami - przechowujemy wyłącznie nieodwracalny skrót (hash) adresu IP, który nie pozwala odczytać adresu, przez czas niezbędny do ograniczenia liczby zgłoszeń, nie dłużej niż 24 godziny. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo serwisu).

  • Czat AI: prywatność i przetwarzanie danych

    Nie wpisuj danych osobowych ani informacji o zdrowiu.

    Twoje wiadomości i ostatnia historia rozmowy są przekazywane do usługi AI, aby przygotować odpowiedź. Czat nie jest konsultacją medyczną.

    Administratorem danych jest NZOZ Poradnia Lekarza Rodzinnego Mariola Karolak-Tomczuk Sp. z o.o., ul. Świt 34/36 lok. E1, 60-376 Poznań. Korzystanie z czatu jest dobrowolne; zamiast niego możesz zadzwonić do rejestracji: 61 898 77 77.

    Wiadomości przetwarzamy w celu odpowiedzi na pytania organizacyjne i zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie wymagamy imienia ani konta pacjenta. Samo wysłanie wiadomości nie stanowi wyraźnej zgody na przetwarzanie danych o zdrowiu. AI nie podejmuje decyzji dotyczących diagnozy, leczenia ani dostępu do opieki.

    Wiadomości przechodzą przez hosting strony i Lovable AI Gateway do dostawcy modelu AI. Dane techniczne, np. adres IP i czas żądania, mogą być przetwarzane dla działania i ochrony usługi. Logi dostawców, okresy przechowywania i ewentualne transfery poza EOG zależą od obowiązujących warunków usług i umów powierzenia; bez potwierdzenia tych warunków nie gwarantujemy natychmiastowego usunięcia danych przez dostawców ani wyłączenia trenowania modeli.

    Strona nie zapisuje historii czatu w bazie danych Poradni ani w pamięci lokalnej lub sesyjnej przeglądarki. Widoczna rozmowa pozostaje w pamięci strony: trwa przy przełączaniu między głównym czatem a okienkiem i przechodzeniu między podstronami, a znika po odświeżeniu lub zamknięciu strony. Nie oznacza to usunięcia ewentualnych logów dostawców. Messenger ma odrębne zasady przechowywania i prywatności Meta; czat na stronie nie przesyła rozmowy automatycznie do Messengera.

    Na zasadach RODO możesz żądać dostępu, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu oraz skargę do Prezesa UODO. O odbiorców, okresy przechowywania i zabezpieczenia transferów zapytaj Inspektora Ochrony Danych: rodo@jamano.pl.

    Polityka prywatnościKlauzula RODO

  • Messenger — Messenger podlega zasadom Meta Platforms Ireland Limited. Jeśli działa automatyczny asystent, Poradnia zapisuje treść wiadomości, identyfikator nadawcy w Messengerze oraz czas rozmowy w swojej bazie i przekazuje ostatnie wiadomości do usługi AI w celu odpowiedzi. Okres przechowywania po stronie Poradni i procedurę usuwania należy potwierdzić z IOD; nie gwarantujemy automatycznego usunięcia po 12 miesiącach. Zasady Meta i dostawców AI są odrębne od historii czatu na stronie.
  • Terminy ZnanyLekarz - rezerwacja odbywa się w serwisie DocPlanner Sp. z o.o. (ZnanyLekarz), który jest odrębnym administratorem danych podanych przy rezerwacji.
  • Zgoda na cookies - Państwa wybór zapisujemy w pamięci przeglądarki (data, godzina, kraj) do czasu jego zmiany lub usunięcia danych przeglądarki. Dane Google Analytics 4 są przechowywane nie dłużej niż 14 miesięcy, a dane Meta Pixel zgodnie z zasadami Meta.

Po upływie okresów przechowywania dane są trwale usuwane lub anonimizowane.

6. Wycofanie zgody

W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w odniesieniu do danych, które na jej podstawie są przetwarzane. Jeżeli skorzystają Państwo z tego prawa, zaprzestaniemy przetwarzania takich danych i zostaną one usunięte (chyba że ich przechowywanie jest wymagane innymi przepisami prawa). Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem wykorzystania danych w okresie, kiedy zgoda obowiązywała.

Wycofania zgody można dokonać poprzez kontakt: telefoniczny (61 898 77 77), e‑mailowy (lekarzmkt@gmail.com lub rodo@jamano.pl) lub osobiście w siedzibie Poradni.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Mogą Państwo złożyć do nas wniosek o:

  • dostęp do danych osobowych (informację o przetwarzanych danych oraz kopię danych),
  • sprostowanie danych (gdy są one nieprawidłowe lub niekompletne),
  • przeniesienie danych (w przypadkach określonych w RODO),
  • usunięcie danych (prawo do bycia zapomnianym) - na zasadach określonych w RODO,
  • ograniczenie przetwarzania danych osobowych,
  • wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych - w przypadku przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Mają Państwo także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl), jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych narusza przepisy prawa.

Niezależnie od praw wynikających z RODO, jako pacjentom przysługują Państwu prawa wynikające z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. W sprawach dotyczących praw pacjenta mogą Państwo zwrócić się do Rzecznika Praw Pacjenta (gov.pl/web/rpp).

8. Odbiorcy danych

Z zachowaniem wszelkich gwarancji bezpieczeństwa, Państwa dane możemy przekazać (oprócz osobom upoważnionym przez Administratora) innym podmiotom, w tym:

  • podmiotom uprawnionym do ich otrzymywania zgodnie z przepisami prawa (np. Narodowy Fundusz Zdrowia, organy kontroli, sądy),
  • podmiotom przetwarzającym je w naszym imieniu - dostawcom systemów informatycznych (np. Kamsoft S.A. - system KS‑SOMED do zarządzania dokumentacją medyczną),
  • dostawcom usług hostingu strony internetowej,
  • dostawcom usług analitycznych dla strony internetowej (np. Google LLC w zakresie Google Analytics, jeżeli włączone),
  • operatorom platform społecznościowych (Meta Platforms Ireland Limited, jeżeli kontakt odbywa się przez Facebook/Messenger),
  • operatorom platform medycznych (DocPlanner Sp. z o.o. - jeżeli korzystamy z profilu ZnanyLekarz),
  • operatorom usług płatniczych (w przypadku rozliczeń za usługi komercyjne),
  • innym administratorom danych (np. kancelariom prawnym, podmiotom świadczącym usługi doradcze, IOD).

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektóre z podmiotów, którym powierzamy przetwarzanie danych (np. Meta Platforms, Google), mają siedzibę lub przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), m.in. w Stanach Zjednoczonych. Transfer danych odbywa się na podstawie:

  • EU‑US Data Privacy Framework (Ramy ochrony danych UE‑USA) - dla podmiotów certyfikowanych w ramach programu,
  • standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO),
  • innych mechanizmów wymaganych przez RODO.

Mogą Państwo otrzymać kopię stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych (rodo@jamano.pl).

10. Pliki cookies i podobne technologie

10.1. Czym są pliki cookies

Pliki cookies (tzw. ciasteczka) to niewielkie pliki tekstowe wysyłane przez serwis internetowy do urządzenia użytkownika (komputera, tabletu, smartfona) i przechowywane w jego przeglądarce. Pliki te umożliwiają rozpoznanie urządzenia użytkownika oraz wyświetlenie strony dostosowanej do jego preferencji.

10.2. Rodzaje wykorzystywanych cookies

  • Cookies niezbędne - umożliwiające prawidłowe funkcjonowanie strony (np. obsługa formularza kontaktowego, sesja użytkownika). Te cookies są zawsze włączone.
  • Cookies analityczne - służą zbieraniu informacji o sposobie korzystania ze strony, co pomaga nam ulepszać jej działanie (np. Google Analytics). Wymagają Państwa zgody.
  • Cookies marketingowe - służą personalizacji wyświetlanych treści i reklam (np. Meta Pixel). Wymagają Państwa zgody.

10.3. Zarządzanie plikami cookies

Banner cookies jest wyświetlany odwiedzającym z krajów, w których prawo wymaga zgody na cookies analityczne i marketingowe (m.in. Polska, kraje UE/EOG, Wielka Brytania i Szwajcaria). Poza tymi krajami pliki analityczne i marketingowe mogą być używane bez bannera, chyba że zapiszą Państwo odmowę lub przeglądarka sygnalizuje sprzeciw (Global Privacy Control). Za każdym razem zapisujemy Państwa wybór wraz z datą, godziną i krajem, w którym został dokonany. Mogą Państwo również:

  • zarządzać ustawieniami cookies w swojej przeglądarce internetowej (każda przeglądarka pozwala na ich blokowanie, usuwanie lub konfigurację),
  • wycofać lub zmienić zgodę na cookies analityczne i marketingowe w dowolnym momencie za pomocą linku „Ustawienia cookies" w stopce naszej strony.

Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

11. Profile w mediach społecznościowych

Administrator prowadzi profile w następujących mediach społecznościowych i serwisach:

  • Facebook: facebook.com/doktorkarolaktomczuk
  • Google Business Profile - profil w wyszukiwarce Google i na Mapach Google,
  • ZnanyLekarz - profil lek. Marioli Karolak‑Tomczuk.

Komunikacja w tych kanałach podlega także regulaminom i politykom prywatności platform, które są niezależnymi administratorami danych:

Dane statystyczne dotyczące interakcji na naszych profilach (zasięg, reakcje, kliknięcia) są zbiorczo przetwarzane przez Administratora w celu analizy skuteczności komunikacji.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym:

  • szyfrowanie komunikacji ze stroną internetową (protokół HTTPS/SSL),
  • kontrolę dostępu do dokumentacji medycznej zgodnie z ustawą o prawach pacjenta,
  • szkolenia personelu w zakresie ochrony danych osobowych,
  • procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa danych,
  • regularne audyty bezpieczeństwa systemów informatycznych.

Administrator zachowuje zgodność z wymogami wynikającymi z RODO, ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia oraz - w zakresie w jakim ma to zastosowanie - dyrektywy NIS2 (Dyrektywa 2022/2555 wdrażana w Polsce od 3 kwietnia 2026 r.).

13. Dodatkowa informacja dla osób, których dane przekazano w toku kontaktu

Jeżeli Państwa dane zostały pozyskane w toku kontaktu prowadzonego z Administratorem (np. poprzez wiadomość przesłaną przez osobę trzecią w Państwa imieniu, polecenie od innego pacjenta), Administrator będzie je przetwarzać w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia i realizacji zapytania, w tym prowadzenia komunikacji i udzielania odpowiedzi. Mają Państwo prawo zwrócić się do Administratora z żądaniem dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu wobec przetwarzania.

14. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

15. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, wprowadzenia nowych usług lub technologii. O wszelkich istotnych zmianach będziemy informować Państwa poprzez publikację zaktualizowanej wersji na naszej stronie internetowej. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią Polityki Prywatności.

Wersja dokumentu: 1.2. Data ostatniej aktualizacji: 21 października 2026.

61 898 77 77